Guida alla firma elettronica

Oggi, i confini internazionali stanno diventando sempre meno un ostacolo per le aziende. Infatti, un numero sempre maggiore di attori si sta rendendo conto che le fondamenta aziendali come la firma elettronica sono un prerequisito per digitalizzare molti processi, implementarli paperless e senza discontinuità mediatica per essere competitivi nell’economia globale.

L’adozione della direttiva europea 1999/93/CE del 13 dicembre 1999 offre un quadro di riferimento per l’uso della firma elettronica nei contratti elettronici all’interno dell’UE. La firma elettronica è utilizzata attivamente in Europa e in tutto il mondo per accelerare le transazioni commerciali.

Firma elettronica semplice

La firma elettronica semplice rappresenta il modo più semplice per firmare i documenti digitalmente. Non richiede particolari accorgimenti tecnici ma solo l’utilizzo di un software liberamente disponibile o di un browser Internet. La digitalizzazione dei caratteri di una firma e la firma in forma di footer di una e-mail rappresentano una firma semplice.

Firma elettronica avanzata

Una firma elettronica avanzata identifica in modo univoco il firmatario come autore di un documento. Viene creata con una chiave per la firma univoca e rappresenta tecnicamente un certificato software. É assegnata esclusivamente al titolare della chiave di firma. Consente la sua identificazione e garantisce l’integrità del documento firmato. La firma elettronica avanzata è legalmente equivalente alla firma autografa.

Legalmente, una firma elettronica non può essere rifiutata perché è solo:

1. in formato elettronico
2. non si fonda su un certificato qualificato
3. non si fonda su un certificato qualificato rilasciato da un’autorità di certificazione accreditata
4. non è stata creata su un dispositivo sicuro.

Una firma avanzata è generalmente un tipo specifico di firma che soddisfa una serie di criteri aggiuntivi per identificare il firmatario. Il suo scopo è autenticare il firmatario come colui che afferma di essere.
Un certificato qualificato non è una firma elettronica. Si tratta di un meccanismo tecnico per determinare la fonte di un messaggio elettronico. In combinazione con una firma elettronica avanzata, un certificato qualificato diventa un “equivalente funzionale” di una firma autografa.

Firma elettronica qualificata

La firma elettronica qualificata si fonda su requisiti più rigidi. Può sostituire la firma richiesta su supporto cartaceo per i documenti digitali. Per la firma elettronica qualificata, i requisiti che si applicano alla firma avanzata sono estesi grazie a due caratteristiche: si tratta di “una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata sulla base di un certificato qualificato per la firma elettronica”. La differenza fondamentale è rappresentata dal “certificato qualificato”, che viene rilasciato da un’autorità attendibile. Verifica l’identità della persona a cui appartiene la chiave. Gli enti di certificazione sono controllati dall’Ufficio federale per la sicurezza informativa (BSI) in Germania e da agenzie equivalenti in altri Paesi europei.

Una firma avanzata è una firma che:

• è assegnata esclusivamente al firmatario
• consente l’indentificazione del firmatario
• è creata con mezzi che il firmatario può individualmente controllare. É collegata ai dati a cui si riferisce così che qualsiasi successiva modifica dei dati possa essere immediatamente rilevata.

La firma elettronica è regolamentata a livello di UE attraverso il Regolamento elDAS. Nel 2017 è entrato in vigore il Regolamento eIDAS, che ha allineato la legislazione nazionale al regolamento europeo eIDAS per le firme digitali e i sistemi di identificazione elettronica (eID).

Possibili applicazioni delle firme nella gestione dei contratti

La gestione dei contratti in ambito business è sempre più digitale. Richiede firme legalmente vincolanti che vengono depositate utilizzando firme digitali. È qui che entra in gioco l’utilizzo della firma elettronica avanzata, che offre molti vantaggi nella gestione dei contratti stessii Il processo di firma è notevolmente semplificato e abbreviato e i partner contrattuali sono protetti da tecnologie di crittografia all’avanguardia. I documenti del contratto firmati digitalmente presentano un livello di sicurezza superiore rispetto alla versione cartacea, sono tracciabili e a prova di contraffazione. La firma elettronica può essere utilizzata anche per approvare le transazioni commerciali e le singole fasi del processo all’interno dei processi di approvazione. Nei processi di gestione della qualità, tale firma può essere utilizzata per mappare la conferma da parte dei dipendenti delle descrizioni procedurali e delle istruzioni di lavoro, dal riconoscimento e approvazione all’attuazione della formazione.

Perchè utilizzare documenti digitali, compresa la firma

Le fasi del processo manuale e i costi relativi all’utilizzo della carta per l’inoltro o l’archiviazione dei documenti sono notevolmente ridotti passando alla firma elettronica. I moduli creati digitalmente possono essere inviati e tracciati in modo più semplice e sicuro. Risultato:

• miglioramento del controllo o della visibilità dei documenti nel processo
• tempi di consegna ridotti
• riduzione delle percentuali di errore
• eliminazione dei costi di distribuzione elevati dei documenti stampati
• accesso comodo e facile al contenuto dei documenti digitali tramite la funzione di ricerca

Lo scopo di una firma digitale è firmare documenti o contratti attraverso un fornitore terzo neutrale. I documenti firmati digitalmente sono più credibili delle versioni digitalizzate dei documenti firmati manualmente perché non è possibile falsificare una firma digitale. Inoltre, le firme con inchiostro nero sono anche considerate più facili da falsificare. Ogni volta che si apre un documento con firma digitale, viene confrontato e convalidato con la firma digitale nel database del fornitore terzo. Il fornitore terzo funge da autorità per confermare e accreditare l’identità del firmatario.

I template contrattuali costituiscono la base della gestione dei contratti in Synertrade per definire tipi di contratto e clausole. A tali template sono assegnati moduli per definire, in base al modello ed al tipo di contratto, le informazioni compilate quando vengono registrati i contratti. Vengono registrati tutti i dati dell’intestazione e delle diverse voci, come le condizioni e le voci del documento. Una funzione importante è anche la gestione delle scadenze e i diritti di visualizzazione e modifica.

Il processo di creazione del contratto e la corrispondente assegnazione delle clausole prevede la compilazione di un questionario guidato. Sulla base delle risposte fornite nella procedura guidata e delle varie combinazioni possibili, al contratto da creare vengono assegnate automaticamente le clausole pertinenti. Il contratto completato può quindi seguire il workflow automatizzato di revisione e approvazione. Il processo di approvazione può essere implementato con partner interni ed esterni. Così è garantita la collaborazione tra il dipartimento legale interno e gli studi legali esterni per la revisione e l’approvazione dei contratti nel corso loro processo di redazione. La fase finale è rappresentata dalla conclusione del contratto da parte del fornitore o del partner, così da completare il processo. L’approvazione o la firma del contratto può essere fatta con autenticazione tramite desktop, app mobile o SMS.

Synertrade estende la sua soluzione di gestione dei contratti a fornitori di firme aggiuntivi, integrando così le soluzioni Adobe Sign e HelloSign di Dropbox oltre a DocuSign esistente. I clienti beneficiano quindi della massima flessibilità nell’implementazione dei loro processi di gestione dei contratti. Questo significa che il processo di approvazione può essere mappato completamente senza discontinuità mediatica.

Gestione del ciclo di vita del contratto

Altri moduli integrati in Accelerate di Synertrade, come il modulo Purchase-to-pay, gestiscono gli altri processi di follow-up per la gestione dei contratti.

Conclusione