RPA nella gestione dei fornitori

In termini concreti, i vantaggi principali di questa tecnologia sono:

• riduzione dei task manuali a basso valore aggiunto per le risorse dedicate
• risultati accurati e affidabili,
• riduzione dei costi, qualità e trasparenza dei processi,
• aumento dell’efficienza operativa dei processi interni e dei flussi di lavoro,
• automazione nei processi ricorrenti nel controllo dei solleciti.

L’automazione robotizzata dei processi definisce un iter basandosi principalmente su regole stabilite e definite in funzione delle azioni che vengono abitualmente svolte. Per le fasi del processo che richiedono un intervento umano, è essenziale utilizzare un software che prepari e strutturi i dati utilizzando i bot AI.

Gartner ha stimato che entro il 2022 l’80% delle organizzazioni di medie e grandi dimensioni disporranno di qualche forma di RPA.  Un sondaggio tra i partecipanti al webinar live di BME “Robotic Process Automation (RPA) in Purchasing – Challenges and Opportunities for Your Procurement” organizzato da Synertrade a gennaio 2020, sembra confermare  il trend in crescita per l’uso dell’automazione di processo assistita da robot. Riportiamo di seguito alcuni dati raccolti.

Qual è il livello di adozione della RPA nei processi di acquisto e di approvvigionamento?

• il 20% utilizza già software con soluzioni RPA nella propria azienda.
• Il 35% prevede di investire in questo settore a breve e medio termine o ha già implementato fasi di test
• Il 45% degli utenti non ha ancora utilizzato un RPA e non ha pianificato un progetto.

Quali aree aziendali vengono maggiormente coinvolte?

L’utilizzo di tali soluzioni può essere integrato nelle più diverse aree di business (all’interno di un’azienda o di un’organizzazione).

Il 77% degli intervistati utilizza RPA negli acquisti:

• il 41% per l’area amministrativa,
• il 20% nella gestione della supply chain
• il 20% nel servizio clienti.

Caso d’uso RPA: la qualifica dei fornitori nella piattaforma Accelerate Synertrade

La valutazione manuale dei fornitori comporta la gestione di un’enorme quantità di dati. La catena di fornitura viene infatti regolarmente sottoposta a una revisione delle prestazioni e a una valutazione in base a diversi fattori. Questi processi possono essere standardizzati e automatizzati per supportare i dipartimenti acquisti, facilitandone il compito in favore di attività a maggior valore aggiunto.

È il caso di un cliente Synertrade nel settore della logistica: l’azienda ha implementato il potenziale della RPA e AI, utilizzando la piattaforma in cloud Accelerate per mettere in comunicazione tramite un processo automatizzato 2.500 fornitori e per categorizzare la sua gamma di prodotti in 280 gruppi merceologici. Tutti i fornitori che superano il limite di 20.000 euro di volume d’acquisto all’anno, ricevono valutazioni periodiche e occasionali. In questo modo, la qualità delle consegne e dei servizi forniti viene documentata e monitorata, il ché abilita il dipartimento acquisti ad agire il più rapidamente possibile in caso di deterioramento della qualità.

I questionari di valutazione sono suddivisi in gruppi di prodotti: servizi di costruzione, fornitura di materiali, servizi di noleggio e servizi esterni (ingegneria civile e architettura).
Tutti gli ordini vengono trasferiti da SAP ad Accelerate, grazie alla perfetta integrazione tra i due sistemi. Utilizzando i valori cumulativi degli ordini di acquisto su un periodo di sei mesi, in combinazione con le categorie merceologiche a cui è collegata la frequenza di valutazione, un algoritmo/bot determina i fornitori che da specifici reparti, con determinati questionari e in un periodo di tempo stabilito devono essere valutati. La piattaforma Accelerate genera in automatico gli eventi di valutazione, assegnando i task dei valutatori, e ne controlla le scadenze.

Al termine della valutazione, viene creato un report complessivo con dati reali. Se la valutazione è minore di 2,5 (range 1-6), viene preparata una valutazione successiva in 3-6 mesi, a seconda del gruppo di prodotti e del valore dell’ordine. Questo elemento a sua volta è incluso nella valutazione generale. Il fornitore sarà informato della valutazione, compresi i risultati in dettaglio. Nel caso in cui venisse rilevato un valore negativo costante o ulteriore, vengono avviate automaticamente alcune misure di intervento, in funzione delle categorie in cui si sono verificati gli scostamenti. Queste misure prevedono un confronto diretto con i fornitori fino alle analisi di mercato per la ricerca di fornitori sostitutivi.

Questa procedura viene lanciata in concomitanza con l’esecuzione dell’ordine per poter agire tempestivamente nel corso del progetto. Inoltre, al termine del processo di contabilità – indicatore finale della fattura – il contratto e l’elaborazione della bolla vengono valutati anche dal punto di vista commerciale. Questo completa la valutazione alla chiusura del progetto, migliorandone l’accuratezza e la verifica dei dati raccolti.
L’insieme degli esiti dei progetti o le consegne vengono incluse nella valutazione complessiva della Supplier Scorecard. Queste verranno utilizzate per le future gare d’appalto e prima dell’aggiudicazione dei contratti e saranno incorporate nella valutazione delle offerte e nelle corrispondenti raccomandazioni per l’aggiudicazione dei contratti. Tutti i dati vengono poi trasferiti ad un sistema di BI per compilare i rapporti.

I vantaggi dell’RPA per gli acquisti sono molteplici, le aziende che utilizzano la RPA in processi specifici ottengono benefici economici diretti e indiretti. Se a breve termine si riscontra un aumento della produttività, maggior affidabilità del processo e qualità, a lungo termine si può trarre vantaggio da una riorganizzazione interna più efficiente. Le risorse infatti, sollevate da attività ripetitive e time consuming, possono dedicare le proprie competenze per portare valore al business.

Se state valutando l’integrazione di tecnologie RPA nella vostra organizzazione e volete saperne di più, contattateci.