“Una soluzione di procurement deve permettere ai CPO di misurare il volume degli acquisti, analizzarlo e trarne le giuste conclusioni”.
Vishal Chouhan, COO of Synertrade North America
Prima che gli acquisti avessero a disposizione soluzioni software di analisi della spesa, ogni domanda relativa agli acquisti storici portava a un lavoro di ricerca manuale impensabile o ad un grande punto interrogativo. Ora che siamo in grado di consolidare, ripulire e normalizzare i dati per l’analisi – spesso con il supporto di automatismi su misura – molti di noi hanno rimosso come sarebbe stata la vita senza di essi. Ma non tutte le analisi di spesa sono all’altezza del compito. Infatti, avere un’analisi di spesa di livello mediocre può essere equivalente a non avere affatto un’analisi della spesa. Un’analisi della spesa insufficiente genera aspettative sul livello di visibilità che si ha, e può ingigantire in maniera fittizia la fiducia su quanto bene si conosca la spesa che viene gestita.
Realizzarla o meno, può essere a rischio nei seguenti casi se non si dispone di una buona analisi della spesa.
Il Sourcing cieco
Partiamo da una considerazione: se c’è una cosa che l’analisi della spesa elimina, è la scarsa visibilità. Tuttavia, se si ha un punto di vista offuscato sulla spesa a causa della poca o incompleta classificazione, gli acquisti potrebbero ritrovarsi a suggerire una strategia di sourcing non ottimale. Un efficace sourcing strategico richiede che il procurement comprenda chiaramente le esigenze del business e il volume di richiesta previsto per un dato prodotto o servizio. Se l’analisi imprecisa della spesa porta il procurement a pensare che la domanda sarà significativamente più alta o più bassa di quella che poi è, ci si potrebbe impegnare oltre il volume richiesto o giocarsi leve negoziali.
Affrontare la Long Tail
In un certo senso, la “coda di spesa” è stata creata dall’analisi di spesa – per lo meno deve il suo nome al report di questa. Quando si guarda alla spesa per fornitore in grafici a barre, di solito da un valore elevato ad uno basso, la lunga lista di fornitori con una spesa molto bassa sembra che vada avanti per sempre: da qui il nome di ” long tail”. Ma a cosa serve conoscere la coda se non si può fare nulla al riguardo? Ci sono rischi e relazioni in quella spesa che devono essere affrontati. Senza utilizzare la business intelligence attraverso l’analisi della spesa, potrebbe essere difficile distinguere tra un centimetro di spesa a basso valore e una specializzazione strategica o un fornitore di nicchia. La Spend analysis senza intelligenza può rendere più visibile la long tail, ma di certo non la rende attuabile.
Lavorare dopo la data di scadenza
Pensate alle parole che spesso usiamo per descrivere la strategia aziendale e il processo decisionale di oggi: predittivo, in tempo reale, automatizzato e proattivo. Ora cercate di affrontare le attuali opportunità di business con una soluzione di analisi della spesa contenente dati vecchi e obsoleti. Questo non funzionerà. L’ultimo trimestre e il trimestre seguente non hanno quasi nulla in comune, soprattutto quando si tenta di ottenere visibilità tra più aree geografiche o unità aziendali. Velocizzando la disponibilità di spesa si mette a fuoco il presente e si estende l’orizzonte di visibilità per il futuro.
Il caos al di sotto della superficie
Le organizzazioni che hanno maggiormente bisogno di analisi di spesa sono quelle con un panorama complesso di sistemi, fornitori e attività di acquisto. La chiave per trarre il massimo valore dalla spesa è il totale consolidamento, e richiede che gli acquisti portino più fonti di dati e formati in un unico strumento di visione coerente, come se gli acquisti fossero effettuati da una sola persona. Un’ analisi della spesa debole potrebbe raccogliere i dati su un’unica piattaforma senza standardizzare per categoria o fornitore. Oppure potrebbe normalizzare la spesa, ma solo con ingente quantità di intervento manuale. Per supportare decisioni oculate in un ambiente complesso, è necessaria un’analisi della spesa organizzata sia al livello più alto che a livello di singola transazione – e non dimenticare tutto ciò che si trova nel mezzo.
La citazione di Vishal Chouhan di cui sopra è significativa per via di una parola: “e”. Le aziende di software per l’Analisi della spesa possono misurare l’attività di acquisto, e in genere forniscono anche un certo livello di analisi. Ma se questo non permette anche agli acquisti di “trarre le giuste conclusioni”, è come non avere affatto l’analisi della spesa. Le sole alternative a ciò sono conclusioni errate e l’assenza di conclusioni, nessuna delle quali è accettabile per il procurement o per il funzionamento che sosteniamo.