La Supplier Collaboration, l’arma vincente del P2P

In una supply chain sempre più integrata, la collaborazione, una condivisione di informazioni e processi tra partner cooperanti all’interno della medesima catena di prodotti/servizi, è la condizione necessaria per il conseguimento degli obiettivi e per il corretto funzionamento del processo di fornitura, in termini di efficienza, qualità e riduzione costi. La supplier collaboration è proprio questo: un passo ulteriore rispetto al classico legame cliente – fornitore che si trasforma in una partnership avanzata.

The Procurement Magazine ha approfondito questo tema con Stefano Lubian, Head of Procurement Solutions Synertrade Italia, analizzando il rapporto di condivisione nell’ambito P2P (Procure to Pay) e mettendo in luce il suo valore intrinseco, spesso non immediato e facile da applicare.

Come si delinea e realizza la supplier collaboration?

La supplier collaboration è un percorso che parte dalla definizione dell’ambito in cui si realizza il rapporto collaborativo, che tipicamente si concentra sui processi e categorie merceologiche più critiche per il business – soprattutto in termini di impatto sul core business – e il processo produttivo.

Una volta individuate le principali aziende fornitrici e i relativi attori, il passaggio successivo consiste nel delineare il corredo informativo, i nodi principali del processo di fornitura da controllare e le modalità di monitoraggio. I vantaggi che si traggono da questa collaborazione – efficienza, qualità, riduzione dei costi – sono noti, tuttavia, risulta ancora difficoltosa la sua applicazione reale fondamentalmente per due motivi.  Da una parte l’evoluzione che l’ufficio acquisti ha sperimentato solo negli ultimi anni, da “ordinificio” a funzione di valore strategica inserita nelle decisioni aziendali, e dall’altra la mancanza, in passato, di strumenti adatti per favorire una supplier collaboration integrata. Esempi di Vendor Management Integration esistevano anche prima, spesso adottate solo da realtà che potevano permettersi investimenti costosi in termini di implementazione e manutenzione. Queste soluzioni inoltre erano poco scalabili e difficilmente estendibili ad un ampio parco fornitori.

Oggi con l’introduzione di soluzioni in cloud come Accelerate di Synertrade il raggiungimento dei benefici della supplier collaboration risulta molto più semplice e realizzabile, senza contare che la situazione che stiamo vivendo negli ultimi mesi ha sicuramente favorito e accelerato il percorso verso la ricerca di strumenti che rendano possibile una partnership avanzata.

Come risponde Synertrade nel concreto alla supplier collaboration nel P2P? Può raccontarci qualche esempio?

Synertrade affianca i propri clienti come principale partner tecnologico, fornendo strumenti in grado di abilitare i flussi collaborativi tra cliente e fornitore, in particolare negli ambiti che maggiormente richiedono integrazione tra le parti: gestione degli ordini, pianificazione e gestione avanzata delle consegne, fatturazione elettronica, sviluppo prodotto.

Attraverso la piattaforma Accelerate, che supporta tutti i processi di procurement, il modulo P2P è dedicato alla gestione di tutte le fasi, dalla raccolta del fabbisogno alla fatturazione. All’interno del processo di Procure-to-Pay si possono distinguere diversi punti che in un rapporto collaborativo cliente-fornitore sono indispensabili per una supplier collaboration. Per esempio, la semplificazione dell’intero processo di gestione dell’ordine end-to-end, dalla definizione del fabbisogno alla gestione collaborativa con il fornitore, e il supporto anche del processo di order change ovvero la modifica e conferma dell’ordine del fornitore e relativa approvazione interna.  Un altro punto è relativo alla riduzione del lead-time e dei costi di gestione della programmazione delle consegne, la possibilità di scambio in real-time dei piani di consegna e la comunicazione della composizione delle unità di imballaggio, integrabile con i sistemi di magazzino. Per quanto riguarda la fatturazione, Accelerate gestisce il 3 way matching delle fatture passive con un controllo direttamente in piattaforma della fattura del fornitore ed è in grado di definire la conformità del documento in termini di confronto con l’ordine di acquisto e con la consegna. In questo modo il processo di approvazione è completo e automatico.

La nostra soluzione permette inoltre, attraverso alcuni componenti integrati nel P2P, di collaborare al processo di sviluppo di prodotto: la piattaforma supporta così lo scambio documentale e informativo tra cliente e partner.

Abbiamo diversi casi di applicazione del modulo P2P attivi nel mondo, in Italia possiamo citarne due tra quelli realizzati. Per un’azienda nel settore della distribuzione farmaceutica l’implementazione del modulo P2P ha permesso, ad esempio, di accelerare ma soprattutto di mappare tutto il processo end-to-end dalla richiesta di acquisto fino al pagamento della fattura. Tutti gli step intermedi vengono tracciati, inoltre il progetto ha permesso di centralizzare e digitalizzare l’archivio cartaceo degli ordini distribuito tra diversi siti e gestire lo storico delle informazioni legate agli ordini e al processo di gestione dell’ordine. Il secondo caso riguarda una realtà del settore delle telecomunicazioni gestita da un processo di procure-to-pay non completamente integrato. Con l’implementazione del nostro modulo P2P siamo riusciti a coprire l’intero processo di acquisto dal punto di vista funzionale, abilitando il controllo in modo trasversale ai diversi dipartimenti e anche semplificando, in alcuni casi, le loro procedure.

Come si collegano tra loro la supplier collaboration e il green procurement, focus di questo numero di The Procurement Magazine?

I benefici della digitalizzazione e della supplier collaboration hanno un impatto diretto e indiretto dal punto di vista del green procurement e della sostenibilità. Pensiamo all’ottimizzazione dei tempi e delle modalità di consegna dei prodotti/servizi, la gestione paperless delle transazioni di acquisto, la riduzione del parco applicativo a seguito dell’adozione di soluzioni SaaS, nonché la possibilità di gestire tutti questi processi da remoto anywhere, anytime. Tutti questi aspetti hanno un impatto positivo sull’ambiente. Esistono anche i cosiddetti impatti indiretti che riguardano la possibilità di mettere a disposizione degli uffici acquisti le valutazioni di sostenibilità e di performance ambientale delle aziende fornitrici, erogate da info provider dedicati e integrabili e visibili nel nostro modulo P2P, che contribuiscono all’assessment end-to-end dei partner, in ottica di collaborazione e continuous improvement.

Non meno importante l’impatto di tutti quegli strumenti che contribuiscono alla riduzione dei costi di gestione interni del processo di acquisto, permettendo di liberare risorse per le attività di procurement a maggior valore aggiunto.

Potrebbe farci qualche esempio di soluzioni che permettono all’ufficio acquisti di focalizzarsi su attività più strategiche?

Il grande problema degli uffici acquisti è la famosa regola 80/20:  l’80% dei documenti e transazioni devono essere gestite con il 20% del tempo come obiettivo, lasciando il tempo restante per attività a valore aggiunto. Ciò è raggiungibile nel momento in cui si riesce ad automatizzare quanto più possibile il carico di lavoro. Questa automatizzazione si può realizzare attraverso diversi strumenti come l’RPA, Robotic Process Automation, il cui fine è rendere automatici tutti gli acquisti che non richiedono un controllo da parte dell’ufficio procurement e che possono richiedere il minor intervento possibile da parte del buyer. Una volta identificate le categorie merceologiche che rientrano in quest’area, questi strumenti sono responsabili della gestione di tutto il processo, come l’approvazione stessa dell’ordine, l’invio diretto al fornitore, la firma automatica e la distribuzione dell’ordine ai dipartimenti aziendali che ne usufruiscono.

Un altro tema centrale legato alla supplier collaboration e alle categorie merceologiche non core per il business è il modulo di Catalog Management e di Punch-out della soluzione P2P nella nostra piattaforma. Questa integrazione consente di fornire a tutti i dipartimenti aziendali un mezzo per approvvigionarsi in autonomia di tutti prodotti e servizi non core, che viceversa aumenterebbero il carico di lavoro sui buyer a fronte di un alto numero di transazioni a basso valore unitario.

I fornitori di queste categorie hanno la possibilità di pubblicare direttamente sulla nostra piattaforma i propri cataloghi o, nel caso del Punch-out, di abilitare gli stessi clienti alla navigazione all’interno dei propri portali di acquisto, integrati con la piattaforma P2P e con i propri sistemi di accounting. Una perfetta seamless integration dall’espressione del fabbisogno fino alla consegna e fatturazione, senza mediazione diretta dell’ufficio acquisti.

Il successo dei benefici della supplier collaboration è imprescindibile dalla velocità con cui si adottano gli strumenti più idonei per il loro raggiungimento. Fino a trent’anni fa era impensabile implementare un processo a sistema di P2P in soli tre mesi. Oggi invece è per noi lo standard di riferimento, senza contare l’investimento in termini di persone e tecnologia che si è ridotto notevolmente e che amplia il raggio di adozione da parte delle aziende. Le soluzioni a disposizione del CPO oggi sono molto più accessibili, veloci da implementare e user-friendly.