Procure to Pay (P2P) et Guided Buying

La solution Procure-to-Pay de Synertrade permet aux entreprises de relier toutes les étapes du processus d’achats et d’automatiser les échanges de données, depuis la création de catalogues (de produits et/ou de services) jusqu’à la gestion des factures fournisseurs. Pour utiliser correctement un outil achats, les entreprises doivent d’abord définir les processus d’achats globaux, la gestion des marchandises et le cadre réglementaire. De cette manière, les processus opérationnels peuvent être décentralisés et traités selon les besoins.

Les points clés d’une solution complète

Pour assurer l’adoption d’une solution P2P au sein de l’entreprise, la cohérence des processus est primordiale. Notre solution assure cette cohérence globale, depuis la prise de commande transmise automatiquement au fournisseur, en passant par la confirmation de commande, l’enregistrement des marchandises, des réclamations, jusqu’au traitement des factures.

Les factures entrantes peuvent être traitées avec ou sans les références de commande. Les bons de commandes sont alors saisis directement dans le système Achats. Les données relatives aux articles des catalogues sont directement intégrées dans les commandes et couplées avec les différents ERP, afin de les transmettre consolidées aux fournisseurs via la plateforme Accelerate.

Le portail fournisseurs est utilisé pour toutes les communications entre les entreprises et les fournisseurs. Un fournisseur peut alors télécharger la confirmation de commande, le reçu ou encore la facture directement sur la plateforme ou communiquer par le biais d’une interface dédiée.

Achats guidés – commander comme sur internet

Les solutions de « guided buying » offrent une valeur ajoutée supplémentaire du processus de saisie des commandes. Si un besoin survient dans l’entreprise, un assistant guide l’acheteur dans le système et l’oriente vers le produit ou la solution adéquat.

Voici un exemple concret d’utilisation : un système de chauffage est défectueux et doit être remplacé au sein de l’entreprise. Si l’acheteur a les droits pour sélectionner de nouveaux fournisseurs, alors un assistant interviendra et simplifiera cette décision. Dans ce cas, l’acheteur accède à la base de données du système, saisit les composants nécessaires au système de chauffage et y ajoute des caractéristiques supplémentaires comme le fabricant, la taille et la fonction. Ces informations sont alors suffisantes pour que le système affiche les prestataires / fournisseurs adéquats qui sont disponibles.

Le « Guided Buying » permet donc de rendre un achat aussi simple qu’une commande personnelle sur un site internet.

Automatisation du traitement des factures

Dans notre cas, les bons de commande sont créés, enregistrés et affectés à un compte. Puis ils sont publiés et transmis aux fournisseurs directement via la solution. Dans le même temps, les marchandises reçues sont enregistrées, qu’il s’agisse de livraisons partielles ou complètes. Par la suite, les retours et les réclamations peuvent être saisis et documentés via la plateforme.

Il est également possible de générer des notes de crédit et de les transmettre aux fournisseurs. L’intégration directe avec notre solution « Invoice Verification » assure un suivi et un contrôle de ces factures et de ces notes.

À partir de là, les factures peuvent être envoyées, affectées à un compte et contrôlées automatiquement grâce à un processus en trois étapes :

• Contrôle de la facture
• Vérification de la commande
• Vérification des commandes reçues

Dès que tous les éléments de vérification correspondent, la facture est automatiquement traitée et enregistrée sans intervention nécessaire de la part de l’utilisateur. En cas d’écarts, de prix ou de quantité, un workflow de validation spécifique est lancé. Le processus peut être davantage optimisé en définissant des tolérances en pourcentage et en valeur absolue.

Les factures sans numéro de commande peuvent également être traitées automatiquement. Grâce à l’intégration avec notre solution de gestion des contrats, les factures peuvent être comparées aux contrats. Par exemple, les prix et les quantités convenus dans les contrats sont analysés, ce qui permet d’affecter directement les données des factures aux contrats associés. Cela permet notamment d’avoir une vue d’ensemble des contrats en cours.

La cohérence des marchandises commandées est assurée par vérification avec le département ayant effectué la demande d’achat. Etant donné que cet effort de cohérence doit être effectué au moment de la demande d’achat, nous vous proposons d’utiliser directement le module d’auto-enregistrement de la facture.

Ainsi, la facture est contrôlée qualitativement et quantitativement, puis une note de crédit est envoyée au fournisseur sur cette base. Celle-ci est enregistrée dans l’ERP et validée pour paiement. Un double contrôle de la transaction n’est alors plus nécessaire et cela garantit que le service fourni est bien payé.

Grâce à la plate-forme Camunda Enterprise, le flux de facturation peut être adapté avec une grande flexibilité. La combinaison des moteurs BPMN (Business process model and notation) et DMN (Decision Model and Notation) offre un maximum de flexibilité avec un minimum de développement, et les entreprises peuvent configurer tous les scénarios d’approbation nécessaires.

Cette plate-forme offre encore plus d’avantages :

• Les workflows peuvent être modélisés graphiquement et importés directement dans l’application.
• Aucune personnalisation de ces workflows dans la solution n’est nécessaire.
• Les données affichées en temps réel peuvent être dissociées des données historiques.

L’intelligence artificielle permet de minimiser les erreurs

Une solution l’intelligence artificielle (IA) est intégrée au logiciel. Elle va soumettre à l’utilisateur des propositions d’imputation et d’écriture comptable, qui s’amélioreront continuellement au fur et à mesure des différentes situations rencontrées.

Pour garantir que l’attribution automatisée des tâches fonctionne sans erreurs, les comptes généraux peuvent être regroupés selon différents critères, par exemple, selon les catégories d’articles, mais aussi selon des caractéristiques propres liées à l’entreprise ou à son secteur d’activité. Il est également possible de subdiviser ces catégories en fonction des typologies de produits ou de services, si ces achats ont été effectués en France ou à l’étranger, sur des marchés d’approvisionnement régionaux ou internationaux, auprès d’entreprises partenaires ou non.

L’IA intégrée dans le système permet également d’éviter les erreurs d’imputation. En effet, la comparaison des données saisies par l’utilisateur avec celles de l’ERP permet d’identifier instantanément les écarts potentiels et de suggérer des alternatives le cas échéant.