La RPA, levier de la relation fournisseurs

Grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA), la RPA offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment pour les tâches quotidiennes et répétitives des processus Achats.

Concrètement, cela signifie une réduction des activités manuelles sans valeur ajoutée pour les employés, une amélioration de la qualité de la source et de la vérification des données, une réduction des coûts grâce à la sécurité et à la transparence des processus, un gain de temps pour les tâches consacré aux processus et aux flux de travail internes, et l’automatisation des processus répétitifs ainsi que le contrôle des rappels.

Le principe de la RPA est principalement basé sur des règles. Pour les étapes du processus qui nécessitent des décisions humaines, il est essentiel d’utiliser un logiciel qui prépare et structure les données à l’aide de robots d’analyse.

Quelques données sur l’utilisation de la RPA dans les processus Achats et supply chain.

D’après une enquête menée auprès des participants du webinar du BME  « Robotic Process Automation (RPA) in purchasing – challenges and opportunities for your procurement », en janvier 2020.

• 45 % des participants ont déclaré qu’ils n’avaient pas encore utilisé de RPA ni planifié de projets.
• Toutefois, 20 % utilisent déjà des logiciels avec des solutions RPA dans leur entreprise et 35 % au total prévoient d’investir dans ce domaine à court ou moyen terme ou ont déjà mis en œuvre des phases de test.
• L’utilisation de ces solutions peut être intégrée dans les domaines d’activité les plus divers (au sein d’une entreprise ou d’une organisation).
• 77 % des personnes interrogées utilisent la RPA dans les Achats, 41 % dans la Finance, 20 % dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement et 20 % dans le service à la clientèle.

Cas pratique : Evaluation des fournisseurs dans la plateforme Achats Synertrade Accelerate

Les fournisseurs sont régulièrement soumis à un examen de leurs performances ainsi qu’à une évaluation en fonction de différents faits concrets et non concrets. Les évaluer manuellement implique donc d’énormes quantités de données à gérer. Afin de soulager les acheteurs de cette charge, ces processus devraient être harmonisés et automatisés.

Prenons l’exemple d’un client du secteur de la logistique qui a mis en relation 2 500 fournisseurs et qui classe ses produits dans 280 groupes de marchandises. Synertrade utilise différents modèles de son logiciel Achats, Accelerate, pour automatiser le processus d’approbation. Pour tous les fournisseurs des groupes de marchandises dépassant un volume d’achat minimum de 20 000 euros par an, des évaluations périodiques régulières sont effectuées. Grâce à ces fréquentes évaluations, la qualité des livraisons et des services fournis est documentée et contrôlée, ce qui permet d’agir rapidement en cas de baisse de la qualité.

Les questionnaires d’évaluation sont divisés en groupes de produits, par exemple les services de construction, la fourniture de matériaux, les services de location et les services indépendants tels que le génie civil et l’architecture.
Toutes les commandes sont transférées de SAP à Synertrade Accelerate. Un algorithme/bot va ensuite déterminer la fréquence et le moment auxquels les fournisseurs – possédant certaines caractéristiques spécifiques, comme le département ou la version d’un questionnaire – doivent être réévalués. Pour chaque fournisseur, celui-ci cumule les valeurs des commandes sur une période de six mois en les combinant avec leurs groupes de produits (auxquels une fréquence d’évaluation a déjà été attribuée). Puis Accelerate crée automatiquement les événements d’évaluation, y compris des tâches spécifiques pour les évaluateurs et le suivi des deadlines.

Une fois l’évaluation terminée, une évaluation globale est créée en conjonction avec les faits concrets. Si l’évaluation est inférieure à 2,5 (classes 1 à 6), une évaluation de suivi sera préparée dans un délai de 3 à 6 mois, en fonction du groupe de produits et de la valeur de la commande. Cette évaluation est à son tour incluse dans l’évaluation globale. Le fournisseur sera informé en détail des résultats de l’évaluation. Si une baisse constante ou plus importante est détectée, des plans d’action sont automatiquement lancés en fonction des catégories dans lesquelles les écarts se sont produits. Ces actions peuvent aller de simples discussions avec ces fournisseurs à la réalisation d’un nouveau benchmark pour rechercher des fournisseurs de remplacement.

Cette évaluation est effectuée au début du processus, lors de la phase d’exécution du projet/commande, afin de pouvoir agir à un stade précoce du projet. De plus, après la comptabilisation, le contrat et le traitement des factures sont également évalués d’un point de vue commercial. Cette dernière étape complète l’évaluation à la fin du projet.

Toutes les évaluations des projets ou des livraisons sont incluses dans l’évaluation globale contenue dans la fiche d’évaluation des fournisseurs. Les fiches d’évaluation des fournisseurs sont ensuite utilisées pour les futurs appels d’offres, intégrées dans l’évaluation des offres et les recommandations correspondantes pour l’attribution des contrats et examinées avant l’attribution/le renouvellement des contrats. Toutes les données sont ensuite transférées vers un système de reporting (Business Intelligence) pour remplir les rapports.