Guía a la firma electrónica

Hoy en día, las fronteras internacionales suponen cada vez menos una barrera para hacer negocios. Cada vez más empresas se dan cuenta de que aspectos empresariales fundamentales, como la firma electrónica, son un requisito previo para digitalizar muchos procesos, implantarlos sin papel y sin discontinuidad de medios, y seguir siendo así competitivas en la economía global.

La adopción de la Directiva Europea 1999/93/CE del 13 de diciembre de 1999 establece un marco para el uso de Firmas Electrónicas en los contratos electrónicos en la UE. La firma electrónica se utiliza activamente en Europa y en todo el mundo para agilizar las transacciones comerciales.

Firma electrónica sencilla

La firma electrónica sencilla es la manera más simple de firmar documentos digitalmente. No requiere ninguna precaución técnica especial y se crea utilizando programas informáticos de libre acceso o en un navegador de internet. Los caracteres digitalizados de una firma, así como la firma en forma de pie de correo electrónico, constituyen una firma sencilla.

Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica avanzada identifica de forma inequívoca al firmante como autor de un documento. Una firma electrónica avanzada se crea con una clave de firma única y es técnicamente un certificado de software. Se asigna exclusivamente al titular de la clave de firma, permite su identificación y garantiza la integridad del documento firmado. La firma electrónica avanzada es, legalmente, equivalente a la firma manuscrita.

Legalmente, una firma electrónica no se puede rechazar únicamente porque:

1. esté en formato electrónico
2. no esté basada en un certificado reconocido
3. no esté basada en un certificado reconocido por una autoridad de certificación acreditada
4. no se haya creado en un dispositivo seguro.

Una firma avanzada suele ser un tipo específico de firma que cumple una serie de criterios adicionales para identificar al firmante. La finalidad de la firma electrónica avanzada es autentificar que el firmante es la persona que dice ser.
Un certificado reconocido no es una firma electrónica. Es un mecanismo técnico para establecer el origen de un mensaje electrónico. Cuando se combina con una firma electrónica avanzada, un certificado reconocido se convierte en un “equivalente funcional” de una firma manuscrita.

Firma electrónica reconocida

Los requisitos más elevados se imponen a las firmas electrónicas reconocidas, que pueden sustituir a la firma exigida en papel para los documentos digitales. Para la firma electrónica reconocida, los requisitos que se aplican a la firma avanzada se amplían con dos características: se describe como “una firma electrónica avanzada creada por un dispositivo de creación de firmas electrónicas reconocidas y basada en un certificado reconocido para firmas electrónicas”. La diferencia clave aquí es el “certificado reconocido”, emitido por una autoridad de confianza. Esta verifica la identidad de la persona a quien pertenece la clave. Los organismos de certificación están controlados por la Oficina Federal de Seguridad de la Información (BSI) en Alemania, y por organismos equivalentes en otros países europeos.

Una firma avanzada es una firma que:

• ha sido asignada exclusivamente al firmante
• permite que se identifique al firmante
• ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su control exclusivo y está vinculada a los datos a los que se refiere de forma que pueda detectarse cualquier modificación posterior de los mismos.

Las firmas electrónicas están reguladas a nivel de la UE por elDAS. En 2017 entró en vigor la legislación de implantación del eIDAS, que adapta la legislación nacional al Reglamento europeo eIDAS para las firmas digitales y los sistemas de identificación electrónica (eID).

Posibles aplicaciones de las firmas en la gestión de contratos

La gestión de contratos en el entorno del cliente empresarial es cada vez más digital. Esto requiere firmas legalmente vinculantes que se depositen utilizando firmas digitales. Aquí es donde entra en juego el uso de la firma electrónica avanzada, que ofrece muchas ventajas en la gestión de contratos: el proceso de firma se simplifica y acorta considerablemente, y los socios contractuales están a salvo gracias a las tecnologías de cifrado más avanzadas. Los documentos contractuales firmados digitalmente tienen un nivel de seguridad superior al de la versión en papel, son rastreables y a prueba de falsificaciones. Las firmas electrónicas también pueden utilizarse para aprobar transacciones comerciales y pasos de procesos individuales dentro de los procesos de aprobación. En los procesos de gestión de la calidad, las firmas pueden utilizarse para trazar la confirmación por parte de los empleados de las descripciones de procedimientos y las instrucciones de trabajo, desde el reconocimiento y la aprobación hasta la puesta en práctica de la formación.

Razones para usar documentos digitales que incluyan firma

Los pasos del proceso manual y los costes relacionados con el papel para el envío o almacenamiento de documentos se reducen significativamente con el cambio a las firmas electrónicas. Los formularios creados digitalmente se pueden enviar y rastrear con más facilidad y seguridad. El resultado de esto es:

• mejor control o visibilidad de los documentos en el proceso
• tiempos de respuesta muy elevados
• reducción de las tasas de error
• eliminación de los elevados costes de la distribución de documentos impresos
• acceso fácil y práctico al contenido del documento digital mediante la función de búsqueda

La finalidad de una firma digital es la de firmar documentos o contratos con la ayuda de una parte neutral, el proveedor tercero. Los documentos firmados digitalmente son más creíbles que las versiones escaneadas de documentos firmados manualmente porque una firma digital no se puede falsificar. Incluso se considera que las firmas con tinta negra son más fáciles de falsificar. Cada vez que se abre un documento firmado digitalmente, se coteja y valida con la firma digital existente en la base de datos del proveedor tercero. El proveedor tercero actúa como autoridad para confirmar y acreditar la identidad del firmante.

Las plantillas de contrato constituyen la base de la gestión de contratos en Synertrade para definir los tipos de contrato y las cláusulas. Los formularios se asignan a estas plantillas para definir, por plantilla de contrato y tipo de contrato, la información que se cumplimenta cuando se celebran contratos. Aquí se registran todos los datos de la cabecera y los puntos individuales, tales como las condiciones y los puntos del contrato. Un aspecto importante aquí es también la gestión de los plazos, así como los derechos de visualización y edición.

El proceso de creación de contratos y la correspondiente asignación de cláusulas consiste en rellenar un cuestionario con la ayuda de un asistente. En función de las respuestas dadas en el asistente y de las distintas combinaciones posibles, se asignan automáticamente las cláusulas adecuadas al contrato que se va a crear. El contrato completado puede ahora pasar por un flujo de revisión y aprobación automatizado. El proceso de aprobación se puede implementar con socios internos y externos. De este modo, puede integrar tanto al departamento jurídico interno como a bufetes de abogados externos en la revisión y aprobación de contratos dentro del proceso de creación de contratos. El último paso es la conclusión del contrato por parte del proveedor o socio, completándose así el proceso. La aprobación o firma del contrato puede realizarse con autenticación a través de escritorio, app móvil o SMS.

Synertrade amplía su solución de gestión de contratos con proveedores de firma adicionales, integrando así las soluciones Adobe Sign y HelloSign de Dropbox, de forma adicional a la ya existente DocuSign. Esto concede a nuestros clientes la máxima flexibilidad a la hora de implantar sus procesos de gestión de contratos. Esto significa que el proceso de aprobación de contratos puede trazarse completamente sin discontinuidad de medios.

Contract Lifecycle Management

Los procesos de seguimiento con la gestión de los contratos se llevan a cabo en los demás módulos integrados en Accelerate de Synertrade, como el módulo purchase-to-pay.

Conclusión