“Me arrepiento de la inversión en tecnología para la Gestión de Compras”

Háganme caso, si ha tomado la decisión de invertir en tecnología para la mejora de sus procesos de Compras en 2020, debe empezar, ¡y ya!

Para algunas empresas, las inversiones vienen a cubrir exclusivamente determinados procesos, como “Subastas Electrónicas” o “Gestión de Contratos”. Para otras, el objetivo de la inversión es progresar desde un grupo de soluciones puntuales hacia un único proveedor que proporcione una solución end-to-end.

Independientemente de la necesidad de inversión de su compañía, quiero proporcionarle algunos mensajes, basados en mis más de 20 años en esta industria, que transmiten optimismo a la hora de hablar de “garantizar” retornos de la inversión dentro del mismo 2020:

1. Aunque los resultados variarán dependiendo del proveedor que usted seleccione, todavía no he escuchado a nadie decir que no obtuvieron un retorno de la inversión sustancial en soluciones de gestión de compras.
2. Para el caso de Subastas Electrónicas, me he encontrado que, habitualmente, con las primeras subastas se recupera la inversión planificada para todo el año. Realice alguna subasta con proyectos que tenga preparados para gestionarlos tradicionalmente y conseguirá el éxito desde un inicio.
3. En el caso de la Gestión de Contratos, seguro que se ha encontrado con contratos de duración indeterminada que se renovaron automáticamente cuando en realidad no deseaba hacerlo. Hoy en día, cualquier solución de gestión de contratos debería ser capaz de evitar que esto ocurra.
4. Para la Gestión de Proveedores, le animo a liderar la idea de potenciar la gestión estratégica de sus proveedores e invertir en herramientas para proteger su marca. Anualmente se estima entre 2.000 y 5.000 dólares el coste que supone la gestión de todas las interacciones con un proveedor. Este coste debería contarse en cientos de dólares si se utiliza la tecnología especializada.
5. A menos que tenga un ERP centralizado, trabajando conjuntamente con una buena herramienta de Business Intelligence, seguro que tendrá dificultades en tener datos fiables y precios que le ayuden a tomar las mejores decisiones. Un CPO sin un buen sistema de análisis de datos equivale a conducir un coche con los ojos vendados. Tener la capacidad de evaluar la calidad del gasto incrementará la eficiencia de su equipo entre 2 y 5 veces.
6. Una inversión en un sistema P2P viene dada cuando su equipo ya tiene controlados los procesos de negociación que afectan a categorías de compras indirectas. ¿Cómo asegurar el correcto cumplimiento de los procedimientos internos de las compras de indirectos sin un sistema P2P adecuado? Todo ese ahorro derivado de procesos de negociación no es “tangible” hasta que vea todas las órdenes de compra generadas al precio más bajo. ¿Cómo hacerlo sin un sistema P2P?
7. Pasar de soluciones puntuales a soluciones end-to-end es, hoy en día, algo obvio, lo normal e incuestionable. En primer lugar, resulta una evidencia el decir que se reduce el gasto si se agrega la demanda de tareas a un solo proveedor, con una única solución de gestión. Hay muchos más beneficios, desde la eliminación de tareas repetitivas de alta del mismo dato en sistemas diferentes, hasta contar con cuadros de mando que manejen datos de manera unificada.

Además de estos pequeños consejos, le animo a revisar lo que dicen los analistas como: Spend Matters, Gartner, The Hackett Group, Forrester…, ya que le ayudarán a determinar con mayor fiabilidad qué solución es la más adecuada, en función, tanto de la cobertura buscada, como del gasto a presupuestar. Sin conocer los números reales de su sector industrial es poco más que un suicidio potencial el lanzarse a tomar decisiones estratégicas. Si tiene dificultades en conseguir las informaciones de los analistas, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Hágame caso, no hacer nada no es una gran estrategia. Las soluciones de Gestión de Compras llevan 25 años ayudando a las empresas a cumplir con sus objetivos. Nadie se ha arrepentido nunca de haber invertido en estas plataformas. Puede que no haya conectado un 100% con el proveedor adjudicado, pero todavía consiguen retornos de su inversión. Por favor, considere que empieza desde hoy el retorno de una inversión por la que luchará en la batalla del siguiente presupuesto de gastos.