10 consejos para un exitoso Source to Pay en un proceso RFP

Algunos de los cuales fueron absolutamente un éxito en todas sus facetas, mientras que otros han resultado ser desastres tanto para el cliente como para el proveedor. Para aquellos que ejecutaron el proceso de RFP con resultados beneficiosos, a continuación enumero los rasgos clave que animaría a seguir para conseguirlo:

1. Incorporar la tecnología desde el principio del proceso: no hay nada más desastroso que pasar por un proceso de RFP y que el departamento de TI llegue al final y determine que un proveedor seleccionado no cumple con sus requisitos de seguridad. En un mundo perfecto, se enviarían los requisitos de TI antes de la RFP y haría que los proveedores superasen la auditoría de seguridad de TI antes de que se emitiese la RFP.

2. Tener en cuenta a los analistas en su selección de proveedores: el analista en este apartado (todos conocemos a los grandes nombres) realmente conoce al “jugador” excepcionalmente bien y, precisamente por ello, puede ayudarle a determinar qué proveedores son los adecuados para que usted participe en su proyecto.  No confíe sólo en los informes, mantenga conversaciones telefónicas con varios analistas y explíqueles sus metas y objetivos. Realmente, pueden ser de gran ayuda para guiarle y orientarle.

3. Entrevistarse con el Encargado del Proyecto: uno de los elementos más críticos para el éxito de una implementación de Source to Pay es tener un equipo de trabajo con el que usted, como cliente, se sienta cómodo. Tómese el tiempo para pedirle al proveedor varios candidatos para que los entreviste e insista en conseguir un equipo con el que, tanto usted como su equipo, se sientan cómodos. Lo ideal sería que los candidatos vinieran al lugar y pasaran tiempo tanto en la oficina como fuera de ella. Va a pasar mucho tiempo con esta persona, tiene que asegurarse de que encaje bien.

4. Solicitar referencias: no pongo mucho énfasis en el proceso de referencia tradicional en el que se piden tres referencias y se hacen unas cuantas llamadas telefónicas. Lo correcto sería preguntar por un cliente actual que esté usando los mismos módulos que busca y que se ajuste a su alcance similar y, también, solicitar acudir a sus oficinas para poder ver cómo ese cliente está usando la solución. Además, hable con el personal de TI, los líderes y algunos usuarios, así como, con el administrador incluso. Esto puede parecer una gran inversión de tiempo, pero realmente le ayudará a eliminar a aquellos que realmente no satisfagan sus necesidades. En mi opinión, sugeriría hacer esto sólo para sus dos finalistas.

5. No utilizar una plantilla de RFP de un solo proveedor: la mayoría de los proveedores estarán encantados de proporcionarle su propia plantilla RFP para ahorrarle tiempo. Aunque puede resultar tentador utilizar su plantilla de solicitud de propuestas porque normalmente está muy bien ensamblada, tampoco es exhaustiva. Sólo contendrá la funcionalidad que tienen y obviamente no todo aquello que no dispongan. Una buena práctica es recopilar varias de estas RFPs y resaltar las funcionalidades listadas que usted considere más importantes. Además, no es necesario que enumere las funciones que nunca va a utilizar.

6. Sea transparente si el proyecto está o no presupuestado: los proveedores están encantados de participar en un proceso de RFP, independientemente de si está presupuestado o no. Sin embargo, para ser justos con la comunidad de proveedores, creo que es de justicia que conozcan si el proyecto está o no presupuestado. Si el proyecto no es financiado, los proveedores saben que existe la posibilidad de que un ganador no resulte en una decisión de adjudicación. Por otro lado, los proveedores en general están encantados de ayudarle con las estimaciones del ROI estándar de la industria, así como, de proporcionarle orientación presupuestaria. Una cosa a considerar, si su proyecto no está presupuestado, es simplemente pedir orientación presupuestaria a los proveedores y darle seguimiento con una RFP una vez que tenga la aprobación.

7. Estudiar todo antes de desarrollar una RFP: muchas veces usted no sabe todo lo que está buscando en una solución final y no sabrá todo lo que quiere y necesita hasta que vea lo que está disponible en el mercado. Para obtener este conocimiento, soy un gran fanático de que los vendedores acudan a las oficinas y realicen “sesiones de aprendizaje”. Este tipo de reuniones tienden a ser más informales y se pueden dar revisiones de productos sin guión, en los que se pide a los proveedores que, informalmente, nos guíen a través de su solución. Haga que participe el mayor número posible de partes interesadas en estas reuniones y pídales que tomen notas sobre lo que más les importa de lo que vieron.

8. Demostración extensa y exhaustiva: la única manera de saber con seguridad si un proveedor puede satisfacer sus necesidades es hacer que ejecuten una demostración completa para que le expliquen exactamente cómo la solución resolvería todos los casos de uso. Deles una solicitud paso a paso y, si es posible, pídales que lo hagan usando ejemplos de la vida real. Envíeles (con un  NDA adjunto) algunos de sus contratos, RFPs, documentos de incorporación de proveedores, etc. para que los modelen según su proceso actual. Cuando el proveedor presente la demostración, le animo a que tenga una hoja de puntuación frente a usted y a que su equipo evalúe la capacidad del proveedor para resolver su caso de uso.

9. Insistir en varios tipos de referencias: no todas las referencias que espera deben estar en el mismo ciclo con el proveedor que está considerando. Yo recomendaría pedir lo siguiente:

1. una referencia en la que el cliente acaba de seleccionar el proveedor pero no ha entrado en funcionamiento
2. un cliente de referencia que se encuentra en el punto medio de su implementación. Esta es una excelente oportunidad para aprender más sobre su capacidad para gestionar el despliegue
3. una referencia estable que ha estado funcionando durante al menos un año, si no más.

10. Realizar una revisión formal de pérdidas/ganancias: si los proveedores que participaron en su proceso de RFP piden una revisión formal de pérdidas o ganancias, por favor, tómese el tiempo para informarles sobre lo que hicieron bien o dónde podrían mejorar sus productos y ofertas, así como, su proceso de respuesta de RFP. Los proveedores invierten mucho tiempo en este proceso y, como mínimo, esperan obtener algunas ideas sobre cómo pueden mejorar para la próxima vez. Este tipo de informes son también una oportunidad de aprendizaje.   Por experiencia, la mayoría de los proveedores solicitarán estos informes y le agradecerán mucho que se tomara el tiempo necesario.