“Una Solución de Compras debe permitir a los directivos: medir la actividad, analizarla y sacar las conclusiones correctas”.
Vishal Chouhan, COO de Synertrade Norteamérica
Antes de que la gestión de compras pusiera a nuestra disposición soluciones de análisis del gasto, cualquier interrogante sobre la situación de la actividad histórica del aprovisionamiento daba lugar a un trabajo manual ímprobo, realizado por personal que no podían más que encogerse de hombros. Contestar a cualquier pregunta constituía un verdadero reto para el equipo de compra. Ahora podemos centralizar, depurar y normalizar los datos de cada proceso para su posterior análisis. Los hemos automatizado conforme a nuestras necesidades de información, de manera que muchos de nosotros hemos olvidado lo que supondría una vida sin poder analizar ágilmente la información. Una vez que pulsamos un interruptor, no nos preguntamos ¿cómo sería la vida sin luz? Aún así, no todos los análisis del gasto están a la altura de las circunstancias. Tener un análisis de baja calidad puede ser casi tan malo como no tener nada. Además, cualquier análisis, incluido los deficientes, incrementa las expectativas sobre el nivel de visibilidad y transparencia de la información, creciendo artificialmente nuestra confianza en los datos que se analizan. Esto puede ser tan peligroso cuanto más deficiente sean los análisis manejados.
Ser o no consciente de la calidad de nuestros análisis puede determinar el riesgo y el futuro de su compañía. ¿Cuáles son algunos de esos riesgos?:
Negociaciones “ciegas”
El análisis del gasto tiende a optimizar la visibilidad del mismo, ¿verdad? Una categorización del gasto incompleta o mal definida nos proporciona una visión poco clara de nuestras compras, conllevando a la aplicación de estrategias erróneas. La mejora de la eficiencia en los procesos de contratación pasa necesariamente por un correcto entendimiento de los requisitos del negocio, así como, por la determinación precisa de la proyección de la demanda para cada producto o servicio necesario. Un análisis erróneo puede conducirnos a determinar una demanda mayor o menor de la que en realidad debería ser. Todo ello puede originar que compremos más de lo que necesitamos o que, determinando una demanda menor de la real, compremos a un precio mayor del que podríamos negociar.
Lidiando con el “Long Tail” (gasto reducido continuo)
El concepto “Long Tail” nació del análisis de los primeros informes de gastos. Cuando analizamos a partir de un diagrama de barras el gasto por proveedor, se identifican claramente determinadas partidas con un valor reducido, pero con una permanencia a lo largo del tiempo, de ahí que se llamen “long tail” a dichos gastos. Pero ¿de qué sirve tener la gráfica si no puedes hacer nada al respecto? Hay riesgos y relaciones con esos gastos que deben abordarse. Sin aplicar una adecuada herramienta de análisis, puede ser difícil determinar si estamos ante un gasto “Long tail” (compras de poco valor) o uno que afecta a un proveedor estratégico o de nicho. El análisis del gasto sin inteligencia de negocio puede sacar a la luz el “long tail”, pero ciertamente no lo categoriza adecuadamente.
Manejar datos con baja calidad, poco fiables
Piense en las palabras que a menudo utilizamos para describir la estrategia de negocio y la toma de decisiones actualmente: análisis predictivo, en tiempo real, automatizados o proactivos. Ahora intente abordar las oportunidades de negocio actuales con una solución de análisis que utilice datos antiguos y obsoletos. ¡Simplemente, no va a funcionar! El último y el próximo trimestre puede que no tengan casi nada en común, especialmente cuando se manejan múltiples geografías o distintas unidades de negocio. Cuanto más rápido se dispongan de datos más fiables del gasto, se conseguirá tener una idea más exacta de las necesidades presentes y futuras.
El árbol que no deja ver el bosque
Las organizaciones que más necesitan el análisis del gasto son también las que tienen un panorama complejo en cuanto a sistemas de información, proveedores o actividad de compras. La consolidación total es la clave para alcanzar las mejores decisiones a partir del análisis del gasto, de manera que se han de gestionar múltiples fuentes y formatos de datos para fusionarlos en una sola “fotografía” armonizada, como si todas las compras las hubiera realizado una sola persona. Un análisis “imperfecto” del gasto puede aglutinar los datos en una plataforma, pero sin estratificarlos por categoría o por proveedor. Podría, incluso, distribuirse el gasto de manera manual, con cantidades que, a menudo, son demasiado subjetivas. Apoyar decisiones acertadas en un entorno complejo de negocio, requiere un análisis del gasto que esté bien organizado, tanto en el nivel superior, como a nivel de transacción y, por supuesto, en cada uno de los niveles intermedios.
La cita de Vishal Chouhan al inicio de este artículo es importante a raíz de una de las palabras que contiene: “y”. El análisis del gasto puede medir la actividad de las compras, y también suele proporcionar algún nivel de análisis. Pero si, por el contrario, no permite que los Departamentos de Compras “saquen conclusiones fiables”, estaremos ante una situación similar a cuando no se tiene ningún análisis. Por lo tanto, necesitamos de una solución de análisis que nos permita llegar a conclusiones y que, además, éstas sean reflejo de todos los datos reales, posibilitando que dichas conclusiones sean acertadas.