Cómo lograr sistemáticamente los máximos resultados en las negociaciones

Si se dispone de varios proveedores equivalentes para la adjudicación de un contrato, las negociaciones suelen tener lugar de forma secuencial en reuniones bilaterales con los distintos proveedores. Durante las negociaciones, los aspectos competitivos no son del todo transparentes o están distorsionados debido a la citada subjetividad. Además, el proveedor no puede evitar planificar su estrategia de licitación con algunas incertidumbres.

Los distintos participantes en las negociaciones tratan de analizar los parámetros marco de la situación inicial, así como, las propias opciones de acción, expectativas y objetivos de la otra parte, para predecir su comportamiento y mejorar su propia posición mediante actividades más adecuadas. Mediante el diseño eficaz de las condiciones marco, el equipo de Compras puede dirigir sistemáticamente los resultados de las negociaciones en la dirección deseada.

El uso consistente de las consideraciones derivadas de la teoría de juegos puede aumentar significativamente los resultados de la negociación en procesos de subastas de compras. En este contexto, el Departamento de Compras define reglas claras de las negociaciones y la posterior adjudicación, y las comunica de manera transparente. Esto permite a los proveedores planificar mejor sus ofertas en base de las especificaciones, y enfrentarse, de manera directa, a la competencia. El papel del Departamento de Compras pasa a ser el de un árbitro neutral. De esta manera, se crea un escenario de máxima competitividad entre los proveedores.

La teoría del juego también puede aplicarse a las negociaciones de compra, no sólo a las subastas. En las subastas de compra vinculantes, el comprador se compromete a negociar y adjudicar normas precisas y objetivas con respecto a los proveedores. Éstas se definen por la entidad compradora antes de que comience la subasta. La posibilidad de que las subastas puedan aplicarse con éxito en un proceso de compras depende esencialmente de dos condiciones:

• La existencia de una competencia real en el mercado (sin existir marketplaces)
• El volumen de adjudicación debe ser atractivo en términos monetarios para el mercado y estratégicamente interesante para los proveedores.

El éxito de una subasta no sólo depende del producto o servicio y de su volumen, sino también de la posibilidad de reducir las diversas dimensiones de comparación a una sola: el precio.

A continuación se presenta una visión general del proceso, basado en las mejores prácticas, para llevar a cabo negociaciones de compra por medio de subastas.

El diseño correcto del proceso de adjudicación maximiza el resultado y puede conducir a éxitos inesperados debido a la dinámica competitiva. No hay límite a la creatividad del departamento de compras para el diseño de la negociación y de la adjudicación.

Además de la decisión sobre el diseño apropiado de la subasta, la transparencia y la confianza son la clave del éxito, ya que a menudo son las mismas personas, en la entidad compradora y en los proveedores, las que participan en las negociaciones recurrentes.

Una minuciosa preparación es el prerequisito definitivo para usar la teoría de juegos en las subastas. Todos estamos de acuerdo en que una preparación detallada ocupa más tiempo y requiere la intervención de un mayor número de personal especializado pero ¡es el factor decisivo para alcanzar el éxito!

La teoría de juegos es un método muy eficiente para hacer que las negociaciones y subastas sean más exitosas, y forma parte de las herramientas que un Departamento de Compras puede utilizar de una manera precisa.